Automatización del proceso de legalización de gastos
¿Qué es la legalización de gastos?
Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos efectuados por un colaborador en cumplimiento de sus labores, con la presentación de documentos soporte que cumplan los requisitos establecidos en la normatividad tributaria. Para así, reconocer el gasto de las operaciones efectuadas.¿Qué son los viáticos y gastos de representación?
Viáticos: Son los gastos que tiene un trabajador en el momento de desempeñar su labor por fuera de la compañía. Estos no constituyen un riesgo para el colaborador, ya que no incrementan su patrimonio, pero si son un gasto para la compañía, puesto que deben ser reembolsados al colaborador. Gastos de representación: Son los gastos que se derivan de la representación, promoción o mejora de imagen de la compañía por parte del colaborador con clientes o proveedores, buscando un beneficio tanto comercial como empresarial. Dentro de estos gastos se encuentran invitaciones de restaurante para captar clientes, reuniones con clientes fuera de las instalaciones de la empresa, inscripciones a cursos o conferencias, entre otros.¿Qué requisitos debe cumplir una factura para ser válida?
Para poder legalizar gastos, toda factura soporte presentada por un colaborador debe cumplir los siguientes requisitos según el artículo 771-2 del Estatuto Tributario:- Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
- Fecha de expedición.
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
- Valor total de la operación.
¿Cómo surge la automatización del proceso de legalización de gastos?
La automatización del proceso de legalización de gastos nace como una solución a dificultades tales como la tardanza en el proceso de aprobación de gastos, complicaciones en la lectura de respaldos, archivos gigantescos con un alto costo de mantenimiento. Junto con inconvenientes para mostrar la información ante auditorias, los cuales, se vieron profundizados durante la época de pandemia, además de consolidarse como una estrategia efectiva para eliminar costos asociados al uso de papel y a la optimización del tiempo de los colaboradores involucrados en este proceso.Beneficios de la automatización del proceso de legalización de gastos en una compañía:
- Legalización de todo tipo de gastos como anticipos, viáticos, reembolso y fondos, entre otros más en minutos y desde cualquier lugar
- Acceso a reportes y estadísticas en tiempo real de tu proceso de legalización para tomar decisiones basadas en datos.
- Se evita el consumo de papel, que llega en algunos casos a las 10.000 hojas de papel al año por trabajador
- Se optimizan las tareas, ya que, al realizar todas las tareas de forma digitalizada y automatizada, los trabajadores reducen el tiempo que antes dedicaban a engorrosos procesos de legalización.
- Reducción del fraude debido a que cerca del 5% de los ingresos anuales típicos de una organización se pierde debido al fraude. Adicionalmente, en el 83% de los casos de fraude este se asoció a la apropiación indebida de activos, donde está incluida la exageración en el reembolso.
Áreas que se benefician de la gestión automatizada de gastos
- Equipos directivos. Control de gastos, mantenimiento de los costos bajos y los ingresos altos.
- Equipos financieros. Pueden ver dónde está el dinero en detalle. Esto significa que facturas y reembolso se pagan a tiempo, se eliminan errores y fraudes, y las decisiones de negocio se basan en datos completos y precisos de gastos, además de ofrecer una visión clara del flujo de caja general.
- Empleados. Aumento de la productividad debido al ahorro de tiempo que significa dejar de hacer procesos manuales por procesos automatizados.
- Gerentes de tecnología. Cuando TI y finanzas trabajan juntos para automatizar la gestión de gastos, viajes y facturas puede conducir a una mayor satisfacción y cumplimiento de los empleados.
