Acta de entrega de puesto de trabajo ¿Por qué hacerla y qué no puede faltar?

El acta de entrega de puesto es un documento que se lleva a cabo cuando un empleado anuncia que va a tener una ausencia en su trabajo, ya sea de manera temporal o indefinidamente. El objetivo de este documento es informar a la persona que cumplirá el cargo sobre las tareas y responsabilidades que se tienen en ese puesto de trabajo, en qué estatus se dejó el mismo, si hay cosas urgentes por realizar, entre otras.

La manera de hacer oficial la entrega de un cargo en una empresa es mediante el acta en donde se describe las funciones y atribuciones que se manejan en el puesto, se debe generar un inventario con todos los bienes asignados para el uso del titular, así como entregar el detalle de aquellas responsabilidades que procedan en el cargo.

PARTES QUE COMPONEN EL ACTA DE ENTREGA DE PUESTO

1. Lugar, fecha y hora.

2. Datos de la dependencia.

3. Datos del Cargo.

4. Datos del trabajador que entrega el cargo.

5. Situación de los trabajos encomendados.

6. Relación de expedientes y documentos a cargo.

7. Relación de útiles de escritorio.

8. Relación de mobiliarios, enseres y equipos de oficina.

9. Datos del trabajador que recibe el cargo.

¿Cuándo se debe generar un acta de entrega de puesto de trabajo?

Las actas de entrega de puesto de trabajo se pueden presentar de diferentes formas, ya que es un documento diseñado a las necesidades de cada compañía y podemos encontrar entre:

• Vacaciones
• Licencias
• Cambio de cargo
• Finalización de contrato

¿Por qué se debe generar un acta de entrega de puesto de trabajo?

Las actas de entrega de puesto de trabajo se deben generar con el fin de evidenciar y dejar en constancia la entrega del puesto de trabajo de forma formal con el fin que la operatividad no sea afectada, para así poder evitar algunas de las siguientes afectaciones:

• Se encuentran equipos o activos fijos en mal estado y nadie se haga responsable
• Mala gestión en actividades pendientes por realizar.
• No es claro que persona queda encargada de las actividades
• Se requiere información, pero no se sabe donde encontrarla