Acuerdo de confidencialidad ¿Por que hacerlo? y qué no debe faltar
Estos documentos permiten por parte de las empresas reflejar sus valores éticos y mantener su buena reputación con clientes y proveedores. Es importante tener en cuenta que las empresas que generen estos documentos deben informar a los empleados involucrados del acuerdo y la obligación que presentan con la información (secreto profesional) este se mantiene de manera indefinida aun si el acuerdo ya finalizó.
¿Qué debe contener un acuerdo de confidencialidad?
Se debe tener presente en un acuerdo de confidencialidad, que este cuente con los siguientes elementos:
- Lugar y fecha
- Partes que intervienen
- A qué se dedican las partes
- Motivo
- Descripción de la información que se considerará confidencial. (procedimientos, técnicas, diseños, dibujos, borradores, diagramas, modelos, etc.)
- Compromisos de confidencialidad: Uso aceptable de la información, duración del deber de secreto, medidas de seguridad a aplicar.
- Qué razones permitirían que la información deje de ser confidencial.
- Circunstancias en las que la información confidencial puede ser divulgada a terceros (cuando esta se vuelve pública o por requerimiento judicial).
- Cláusulas generales (término de duración, ley aplicable, método de solución de controversias, cláusula penal).
¿Qué información puede ser objeto del acuerdo de confidencialidad?
No existen características generales determinadas que indiquen qué tipo de información es considerada como confidencial, es por ello que en los acuerdos de confidencialidad se debe hacer una especificación de la información que para cada caso se va a considerar como confidencial. Algunos ejemplos de información que puede ser sujeto de un acuerdo de confidencialidad son:
- Ideas de negocio
- Procedimientos y métodos de operación
- Listas de clientes
- Prototipos
- Listas de proveedores
- Resultados
- Estrategias de comercialización
- Estados financieros y datos contables
- Bases de datos
- Contraseñas
- Diseño e imagen corporativa
- Software y herramientas
- Conocimientos y especificaciones técnicas
- Entre otos más
¿Qué empleo se le debe dar a la información confidencial?
Depende de las actividades que desempeñe el trabajador, este tendrá acceso a cierta información y debe usarla exclusivamente para tal fin. Por ello es importante definir muy bien a qué se dedican las partes y tener documentado los procedimientos y funciones que desempeña el trabajador.
¿Qué efectos tiene divulgar información confidencial?
Esta infracción puede generar indemnizaciones de perjuicios a favor de la parte afectada, en casos de acuerdos de confidencialidad con empleados esta infracción está contemplada en el artículo 62, numeral 8 del código sustantivo de trabajo como una causal justa de despido. El código penal también regula tanto la divulgación como la manera en que se emplee la información confidencial (artículo 194) así como la violación de reserva industrial o comercial (308).
¿Cuál es la diferencia entre un acuerdo de confidencialidad y una cláusula de confidencialidad?
Un acuerdo de confidencialidad es un contrato independiente, mientras que en el caso de la cláusula de confidencialidad, la misma depende del tipo de contrato al cual pertenece. Así mismo, los acuerdos de confidencialidad se celebran de manera pre–contractual en donde las partes a tratar están generando acercamientos y para el caso de la cláusula esta se acuerda dentro del contrato final.
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